Programy oprogramowanie do fakturowania

Podstawowym zadaniem programu jest możliwość łatwego wystawiania dokumentów sprzedaży takich jak: faktury VAT, paragony, rachunki. Faktury VAT mogą być wystawiane w cenach netto lub brutto (na firmę lub osobę fizyczną). Dokumenty wystawione w cenach brutto mogą być drukowane dodatkowo na drukarkach fiskalnych,
Wymienione wyżej dokumenty sprzedaży mogą być drukowane zarówno w trybie graficznym (dostosowanym do drukarek laserowych i atramentowych) jak również w trybie tekstowym (optymalnym dla drukarek igłowych).
W oparciu o wieloletnie doświadczenie firma Soft-Studio zaprojektowała bardzo uniwersalne szablony wydruków dokumentów sprzedaży dające ogromne możliwości konfiguracyjne (wszyscy obecni klienci firmy Soft-Studio pracują na jednym szablonie wydruku co pozwala domniemywać jak ogromne możliwości konfiguracyjne mają wydruki dokumentów sprzedaży). W ogromnym skrócie na wydrukach można określać jakie kolumny mają być pokazane, jak ma być szerokość tych kolumn oraz można uwidocznić zdefiniowane przez siebie nowe pola bazy danych przypisane do dokumentu, towaru lub pozycji dokumentu.
W łatwy sposób można wprowadzać poprawki do wcześniej wystawionych dokumentów (można dopisywać usuwać pozycje z dokumentu) lub zamiast tego można tworzyć korekty dokumentów sprzedaży,
Do dokumentów już skorygowanych można tworzyć nowe dokumenty korygujące,
Możliwość tworzenia faktur VAT pro forma, które mogą pełnić rolę oferty dla twojego klienta. Faktury tego typu nie wpływają na stan magazynu (jeśli się go prowadzi) oraz można je łatwo zamienić na oficjalny dokument sprzedaży.
Można dowolnie manipulować numeracją dokumentów,
Automatyczna numeracja dokumentów z możliwością wprowadzania ręcznych zmian (np. rezerwacja numerów),
Możliwość rezerwowania numerów dokumentów na wybraną datę sprzedaży.
Można anulować dokument w przypadku gdy np. transakcja nie doszła do skutku
Indywidualnie na każdy towar w dokumencie można nadać rabat, można również zrobić to globalnie dla wszystkich pozycji w dokumencie.
Każdemu klientowi może zostać przydzielony rabat, który będzie pobierany domyślnie do każdego towaru na wystawianym dokumencie sprzedaży.
Podczas wprowadzania nowego kontrahenta do bazy jest sprawdzane czy NIP i/lub REGON są prawidłowe. Ponadto na podstawie wpisanego kodu pocztowego wypełniane są automatycznie pola miejscowości i jeśli to możliwe również ulicy.
Każdy kontrahent może mieć zdefiniowane warunki sprzedaży typu sposób płatności, termin płatności czy limit zadłużenia.
Dla osób okresowo wystawiających faktury na te same kwoty jest opcja powodująca skopiowanie do nowego dokumentu danych z innego wcześniej wystawionego.
Program pamięta listę odbierających faktury więc po wybraniu klienta do nowego dokumentu można dokonać wyboru właściwej osoby lub dopisać nową.
W trakcie wystawiania dokumentów sprzedaży można zmieniać ceny niezależnie od tych jakie znajdują się w cenniku.
Sprzedaż bez konieczności posiadania towaru w kartotece - do dokumentu można dopisać pozycję ręcznie bez konieczności uprzedniego definiowania jej w liście towarów i usług.
Sprzedaż w jednej z 4 cen, zwanych tutaj ceną hurtową, detaliczną, specjalną 1 oraz specjalną 2. Istnieje możliwość większej liczby cen sprzedaży ale z ograniczeniem do 4 na każdy magazyn (przy czym magazynów może być dowolna ilość).
Po przypisaniu jednej z cen sprzedaży określonemu kontrahentowi - automatyczne podpowiadanie cen w trakcie wystawiania dokumentów łącznie z możliwością ich zmiany lub nadania rabatu na każdy towar z osobna.
Wystawianie dokumentów handlowych z jednoczesną operacją magazynową - do każdej faktury jest automatycznie tworzony dokument magazynowy WZ (wydanie zewnętrzne) umożliwiający magazynierowi wydanie towaru. Każde WZ po takiej operacji pojawia się w programie Smart - Magazyn.
Możliwość trwałego bądź chwilowego wyłączenia kontroli stanów magazynowych dla każdego towaru (zamiana na usługę),
Możliwość szybkiego wyboru kontrahenta do dokumentu według skrótu lub numeru NIP.
Podczas wystawiania dokumentu można nie tylko wybrać go z listy, a również dodać nowego kontrahenta do bazy danych,
Możliwość wyboru towarów za pośrednictem czytnika kodów kreskowych (wszystkie czytniki symulujące klawiaturę)
Współpraca z programem Smart - Kasa, w tym przypadku każdorazowe wystawienie dokumentu sprzedaży za gotówkę powoduje wygenerowanie dokumentu KP (Kasa przyjmie). Dokument pojawi się Smart - Kasa gdzie będzie oczekiwał na zatwierdzenie przez kasjera. Wystawienie dokumentu innego niż gotówkowy powoduje pojawienie się zadłużenia u klienta, które możliwe jest również do rozliczenia w programie Smart - Kasa.
Praca z wieloma podmiotami gospodarczymi, przydatne gdy z jednego komputera korzysta więcej niż jedna firma, wtedy przy uruchamianiu programu wybiera się odpowiedniego właściciela.
Kartoteka kontrahentów podzielona jest wstępnie na dostawców, odbiorców oraz dostawco-odbiorców, przy czym możliwe jest tworzenie dowolniej ilości podgrup kontrahentów w ramach tych trzech grup.
Przenoszenie kontrahenta z grupy do grupy lub z podgrupy do podgrupy jednym przeciągnięciem myszy (operacja przeciągnij i upuść)
Łatwe wyszukiwanie kontrahenta poprzez filtrowanie według wybranej kolumny listy - można posłużyć się tu znakami * oraz ?
Rozliczanie przedstawicieli handlowych - służy gromadzeniu danych o przebiegu transakcji z klientem, w której pośredniczy handlowiec, wykonując w tym celu prace zlecone lub prowadząc własną działalność gospodarczą na rzecz twojego klienta. W łatwy sposób można rozliczyć się z takim handlowcem wypłacając mu odpowiednio naliczoną przez program prowizję. Również w łatwy sposób można przenieść te dane na fakturę na końcowego nabywcę.Z poziomu listy kontrahentów można wejść do tzw. inwestycji. Inwestycje dają możliwość gromadzenia danych o przebiegu transakcji z klientem, w której pośredniczy osoba trzecia np. przedstawiciel handlowy, wykonujący w tym celu prace zlecone lub prowadząc własną działalność gospodarczą na rzecz twojego klienta. W inwestycjach gromadzi się dane w 5-ciu kategoriach: wydania towaru, zwroty towaru, wpłaty pieniędzy, wypłaty pieniędzy, rezerwacje towarów. W momencie gdy handlowiec zakończy wykonywanie jakiejś pracy na rzecz klienta,inwestycję się przekształca na oficjalny dokument sprzedaży, a handlowcowi wypłaca stosowną prowizję wynikającą domyślnie z różnicy jaką zapłacił klient i jaką zapłaciłby handlowiec po swoich rabatach. Można kilka inwestycji połączyć w jedną i z całości dopiero stworzyć fakturę. Dodatkowo program pozwala wydrukować zestawienie "otwartych" inwestycji czyli takich, które jeszcze nie zostały wyfakturowane.
Program drukuje różne zestawienia m.in. zestawienie VAT sprzedaży, obroty netto z odbiorcami, wartość zapasu towarów,
Możliwe sa do zdefiniowania inne zestawienia. Program daje tu pełną dowolność, z tym że ta funkcjonalność przeznaczona jest dla osób obeznanych z komputerami. Producent programu na Państwa zlecenie może zaprojektować i udostepnić Państwu takie zestwienie,
Lista towarów i usług zawiera definiowalne grupy towarowe, które mogą być zobrazowane w formie hierarchicznego drzewa, co umożliwia szybkie odnalezienie towaru w kartotece,
Z poziomu listy towarów można dokonywać masowych zmian cen np. podnoszenie lub obniżanie o ustalony procent, a także masowe ustalanie nadwyżek lub zapotrzebowania na dane towary,
Możliwość dostosowywania widoku listy towarów do własnych wymagań - definiowanie podzialu na grupy towarowe bądź grupy usług.
Łatwy dostęp do wybranej grupy towarów poprzez filtrowanie według wybranej kolumny listy - można posłużyć się tu znakami * oraz ?
W 99% przypadków cały program można obsługiwać za pomocą klawiatury.
Pomoc na życzenie - w osobnym oknie pojawia się opis dotyczący wskazanego elementu graficznego na ekranie.
Ponadto ustawienia wszystkich okien są zapamiętywane i jest możliwa praca na zmaksymalizowanych oknach co wpływa pozytywnie na osoby załamujące się na widok wielu okien na raz.
Współpracuje z programem Symfonia Finanse i Księgowość - specjalnie w tym celu został stworzony plik szablonu importu w formacie AMS, który pozwala Symfonii FK na prawidłowe zaimportowanie danych ze Smarta. Plik ten znajduje się w katalogu, w którym instalowane są pliki wykonywalne programu Smart. Szablon importu pozwala Symfonii FK na: Import kontrahentów w formacie AM lub AMS z podziałem na kontrahentów stałych lub incydentalnych. Import faktur netto, brutto (dla detalistów), paragonów, korekt sprzedaży (możliwe jest automatyczne rozbicie na różne rejestry VAT w zależności od typu dokumentu). Import faktur kosztowych z rozgraniczeniem na typ zdefiniowanej faktury kosztowej i automatyczne przypisanie do niej opdowiedniego konta księgowego. Ponadto w ustawieniach szablonu możliwe jest dowolne definiowanie numerów kont księgowych dla poszczególnych typów dokumentów.